سياسة الاحتفاظ بالبيانات والمستندات
الإصدار المقترح: 1.0 — تاريخ النفاذ النهائي يحدد عند الاعتماد القانوني.
هذه مسودة قانونية/تشغيلية أولية، وتخضع للمراجعة والاعتماد القانوني النهائي قبل النشر.
1. المبدأ
تحتفظ Eb3at بالبيانات فقط للمدة اللازمة للغرض المشروع أو للمدة التي يوجبها قانون أو عقد أو نزاع قائم. وعند انتهاء الغرض، يتم الحذف أو الإخفاء أو الأرشفة الآمنة بحسب الحالة.
2. جدول الاحتفاظ التشغيلي
| فئة البيانات | الغرض | المدة التشغيلية المقترحة | الإجراء بعد انتهاء الغرض |
|---|---|---|---|
| بيانات الحساب | إدارة الحساب | طوال الحساب ثم المدة النظامية اللازمة | حذف أو إخفاء آمن وفق السياسة |
| بيانات الشحنات | التنفيذ والتتبع والنزاعات | المدة اللازمة للتشغيل وأي مدة قانونية واجبة | أرشفة أو حذف آمن |
| COD والمعاملات المالية | المحاسبة والتسويات | وفق الالتزامات المالية والمحاسبية | أرشفة أو إتلاف آمن |
| الهوية والرخص | التحقق والأهلية | أقصر مدة لازمة مع مراعاة الالتزامات القانونية | حذف أو إخفاء آمن عندما يكون مسموحًا |
| GPS | التشغيل والتتبع | أقصر مدة لازمة للغرض | حذف أو تقليل البيانات |
| Audit Logs | الأمن والتدقيق | وفق سياسة الأمن والتحقيق والالتزام | أرشفة أو حذف مضبوط |
3. الاستثناءات
إذا وجد نزاع أو تحقيق أو تدقيق أو أمر قانوني يبرر استمرار الاحتفاظ، يمكن تعليق الحذف بالنسبة للبيانات ذات الصلة حتى انتهاء سبب التعليق.
4. الإتلاف الآمن
يجب أن تكون إزالة المستندات الحساسة من التخزين التشغيلي خاضعة لإجراء مراقب، مع مراعاة النسخ الاحتياطية التي لها دورة احتفاظ مستقلة.
5. مراجعة المدد
تراجع مدد الاحتفاظ دوريًا وتحدث بعد المراجعة القانونية والتشغيلية والمحاسبية عند الحاجة.